Η ηλεκτρονική αλληλογραφία αποτελεί έναν από τους πλέον διαδεδομένους και εύχρηστους τρόπους επικοινωνίας μέσω του διαδικτύου. Ωστόσο θα ήταν χρήσιμο να αναφέρουμε και να θυμίσουμε κάποιες βασικές πρακτικές για την σωστή επικοινωνία και χρήση του e–mail μας.
Πράξη 1:
Θέμα και Κείμενο μηνύματος: ένα e–mail αποτελείται από το Θέμα (subject) και το Κείμενο (text) του. Στο Θέμα γράφουμε έναν τίτλο που είναι συνοπτικός και σχετικός με το περιεχόμενο του μηνύματος και στο Κείμενο αναπτύσσουμε το περιεχόμενο του μηνύματος μας. Είναι καλό να προσθέτουμε πάντα θέμα στα e–mail μας και να αποφεύγουμε στη θέση που γράφουμε το θέμα να αναπτύσσουμε το κείμενο του μηνύματος.
Πράξη 2:
Κεφαλαία ή μικρά; στην επικοινωνία μέσω διαδικτύου έχει επικρατήσει η σύμβαση που μας λέει ότι όταν θέλουμε να πούμε κάτι φωναχτά το γράφουμε με κεφαλαία γράμματα. Αποφεύγουμε λοιπόν να γράψουμε τα μηνύματα με κεφαλαία γράμματα γιατί δεν είναι πολύ ευγενικό να φαίνεται σαν να φωνάζουμε στους παραλήπτες μας. Εκτός αν θέλουμε να φωνάξουμε!
Πράξη 3:
Πολλαπλή Κοινοποίηση ενός e–mail: κατά την πολλαπλή αποστολή των e–mails σας έχετε δύο δυνατότητες. Την Κοινοποίηση (CC – Carbon copy) και την Κρυφή Κοινοποίηση (Bcc – Blind carbon copy) ενός αντιγράφου του e–mail σας. H Κοινοποίηση (Cc) χρησιμοποιείται για την αποστολή ενός e–mail και σε άλλους παραλήπτες οι οποίοι βλέπουν ποιοι άλλοι παραλήπτες έχουν λάβει το e–mail. Η Κρυφή Κοινοποίηση (Bcc) χρησιμοποιείται για την αποστολή ενός e–mail και σε παραλήπτες οι οποίοι είναι “αόρατοι” στους υπόλοιπους παραλήπτες. Για παράδειγμα αν θέλετε να στείλετε ένα e–mail σε πολλούς παραλήπτες οι οποίοι δεν πρέπει να γνωρίζουν ποιοι άλλοι έχουν λάβει αυτό το e–mail τότε βάζετε τις διευθύνσεις τους στο πεδίο Bcc. Γενικά όταν στέλνουμε e–mail σε πολλούς παραλήπτες είναι καλό να χρησιμοποιούμε Bcc για να μη φαίνονται οι αποδέκτες.
Πράξη 4:
Προστασία από Ιούς: Μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατό να μεταφερθούν Ιοί οι οποίοι μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στους υπολογιστές μας. Για την αποφυγή τους θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί κυρίως με το άνοιγμα συνημμένων αρχείων (e–mail attachments). Αποφεύγουμε να ανοίγουμε μηνύματα και να κατεβάζουμε τα συνημμένα τους όταν προέρχονται από άγνωστους ή ύποπτους αποστολείς. Θα πρέπει να είμαστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν λαμβάνουμε συνημμένα αρχεία με καταλήξεις .exe, .bat, .chm, .cmd, .com, .hta, .ocx, .pif, .scr, .shs, .vbe, .vbs ή .wsf καθώς τα αρχεία αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν κάποιο Ιό. Τα ύποπτα e–mails δεν τα ανοίγουμε και τα διαγράφουμε από τα εισερχόμενά μας. Σταύρος Κουρής, Διευθύνων Σύμβουλος της Codnext Software LTD, Συστήματα και Υπηρεσίες Πληροφορικής
